De Kloof tussen Visie en Uitvoering

Waarom Strategieën Stranden in de Operatie

We kennen het allemaal: de inspirerende strategiesessie waarbij de visie kristalhelder wordt geformuleerd, doelen worden gesteld en iedereen vol enthousiasme naar huis gaat. Maanden later blijkt echter dat er weinig van die mooie plannen terechtgekomen is. De dagelijkse werkelijkheid heeft de overhand genomen en de strategie is een mooi document geworden dat ergens in een digitale map ligt te verstoffen.

Het Paradox van Organisatorische Competenties

Organisaties blijken vaak uitstekend te zijn in twee verschillende domeinen. Aan de ene kant excelleren ze in het maken van visies en strategieën – het denken over de toekomst, het formuleren van ambities en het creëren van roadmaps. Aan de andere kant zijn ze vaak ook sterk in de dagelijkse operatie: processen draaien, klanten bedienen, producten leveren.

Deze paradox speelt zich niet alleen af in het primaire proces, maar is overal terug te zien. Neem de HR-cyclus: organisaties zijn uitstekend in het opstellen van strategische personeelsplannen (SPP) met heldere doelstellingen over talent, competenties en ontwikkeling. Ze voeren ook keurig hun functioneringsgesprekken, met formulieren, beoordelingen en afspraken. Maar de vertaling van dat mooie SPP naar het concrete gesprek tussen leidinggevende en medewerker? Daar gaat het vaak mis.

Ook in organisatieontwikkeling zien we hetzelfde patroon. Er is een missie, een visie, een strategie – allemaal doordacht geformuleerd. Maar in de praktijk draait de organisatie met name om de waan van de dag. We doen vandaag wat we gisteren ook deden, omdat dat vertrouwd is, omdat het urgent lijkt, omdat we er routine in hebben. Er is onvoldoende aandacht en tijd om daadwerkelijk de vertaling te maken van de strategie naar de praktijk.

De uitdaging ligt in het niemandsland ertussenin: hoe vertaal je een strategische visie naar concrete, uitvoerbare acties die naadloos aansluiten op de dagelijkse werkelijkheid? Want als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. En dat is geen vernieuwing.

Waarom Strategieën Stranden

De Abstractieniveau-kloof

Strategieën worden vaak geformuleerd op een hoog abstractieniveau, terwijl de operatie zich afspeelt in concrete, tastbare activiteiten. "Klantgerichtheid verbeteren" klinkt inspirerend, maar wat betekent dat voor de medewerker aan de balie op maandagochtend om 9 uur?

Gebrek aan Eigenaarschap

Strategie wordt vaak gezien als domein van het management, terwijl uitvoering bij de "werkvloer" ligt. Deze scheiding zorgt ervoor dat er geen echte ownership ontstaat voor de vertaling van strategie naar praktijk.

Ontbrekende Verbindingsschakels

Tussen de strategische doelen en de dagelijkse taken zitten vaak meerdere lagen die niet goed met elkaar verbonden zijn. KPI's sluiten niet aan op strategische doelen, teamdoelstellingen hangen in de lucht, en individuele werknemers zien de link niet tussen hun werk en de grote lijn.

De Waan van de Dag Wint Altijd

Urgente zaken verdringen belangrijke zaken. Zodra de dagelijkse drukte toeslaat, verdwijnt de strategische focus naar de achtergrond. Dit geldt voor het primaire proces, maar ook voor ondersteunende processen. De HR-manager die bezig is met het afhandelen van ziekteverzuim en vacatures, heeft geen tijd om stil te staan bij hoe het functioneringsgesprek van volgende week aansluit op het strategische personeelsplan. De organisatieadviseur die druk is met het oplossen van acute conflicten, komt niet toe aan het doorvertalen van de organisatiestrategie naar concrete veranderacties. Het is een natuurlijke reflex: wat dringend is, krijgt aandacht. Wat belangrijk is, wordt uitgesteld.

De Sleutel tot Succesvolle Operationalisering

Maak het Concreet en Tastbaar

Vertaal elke strategische doelstelling naar specifieke, meetbare acties. Gebruik de SMART-criteria, maar ga verder: maak het ook relevant voor de individuele medewerker. In HR betekent dit: hoe ziet een functioneringsgesprek eruit waarin het SPP daadwerkelijk leidend is? Welke vragen stel je anders? Welke ontwikkelafspraken maak je? In organisatieontwikkeling: welke concrete gedragsverandering verwacht je van teams als gevolg van de nieuwe strategie? Wat moet Jan anders doen vanaf morgen?

Creëer Eigenaarschap op Alle Niveaus

Betrek medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie bij de vertaling van strategie naar praktijk. Zij kennen de dagelijkse realiteit het beste en kunnen aangeven wat wel en niet haalbaar is.

Bouw Bruggen tussen Strategie en Operatie

Ontwikkel een cascadesysteem waarbij strategische doelen stap voor stap worden vertaald naar afdelingsdoelen, teamdoelen en uiteindelijk individuele doelen. Elke schakel moet helder zijn en logisch aansluiten op de volgende.

Integreer Strategie in de Routine

Maak strategische voortgang onderdeel van reguliere overleggen, evaluaties en besluitvorming. Als strategie alleen besproken wordt in speciale sessies, blijft het een bijzaak. Bouw het in de bestaande cycli in: laat elke leidinggevende het SPP meenemen in de voorbereiding van functioneringsgesprekken. Zorg dat organisatieontwikkelingsdoelen standaard agenda-item zijn in managementoverleggen. Creëer rituelen waarin het nieuwe wordt besproken, niet alleen het bekende.

Gebruik Visuele Hulpmiddelen

Maak de strategische voortgang zichtbaar door middel van dashboards, scorecards of simpele voortgangsborden. Wat zichtbaar is, krijgt aandacht.

Praktische Stappen voor Morgen

1. Start Klein: Kies één strategische doelstelling en werk deze volledig uit tot concrete acties voor verschillende teams.

2. Stel Strategie-eigenaren aan: Wijs voor elke strategische doelstelling een specifieke eigenaar aan die verantwoordelijk is voor de operationalisering.

3. Creëer Ritme: Introduceer korte, regelmatige sessies (bijvoorbeeld wekelijks 15 minuten) waarin teams bespreken hoe ze die week bijdragen aan de strategische doelen.

4. Meet en Stuur Bij: Ontwikkel eenvoudige meetmethoden om voortgang te monitoren en wees bereid om de koers aan te passen als de realiteit anders uitpakt.

De Beloning van Succesvolle Operationalisering

Organisaties die erin slagen om de kloof tussen visie en uitvoering te dichten,
ervaren een transformatie. Medewerkers voelen zich meer betrokken omdat
ze zien hoe hun werk bijdraagt aan iets groters. Besluitvorming wordt sneller
omdat iedereen dezelfde richting opgaat. En uiteindelijk worden de strategische
ambities daadwerkelijk gerealiseerd in plaats van dat ze mooie intenties blijven.

De kunst zit hem niet in het maken van perfecte strategieën of het runnen van
vlekkeloze operaties. De kunst zit hem in het bouwen van bruggen tussen die
twee werelden. En dat is precies waar de meeste waarde gecreëerd kan worden.

Want een strategie die niet uitgevoerd wordt, is slechts een droom.
En een operatie zonder strategische richting is slechts bedrijvigheid.

Interesse in een gesprek over hoe het operationaliseren van strategie in jouw organisatie een strategische versneller kan worden? Neem gerust contact op via greyfoxconsultancy.nl.

Michel van der Koogh,
Greyfox Executive Consultancy
greyfoxconsultancy.nl